Ausgehend von den Erfahrungen im schulischen Alltag und mit Hilfe schulischer Daten dient die Bestandsaufnahme der Einschätzungen des aktuellen Standes der eigenen Schule (siehe Kriterium II.2.3 Bestandsaufnahme). Durch die Ergebnisse einer Bestandsaufnahme kann eine Schule mit allen Beteiligten in einen gesteuerten Austausch kommen, der in gemeinsam getragenen Beschlüssen und Entwicklungsprojekten mündet.

Die Bestandsaufnahme auf HRS-Online erfolgt entlang der Kriterien und Anhaltspunkte des HRS. Die Ergebnisse können eingetragen, gespeichert und jederzeit ergänzt werden. Eine Konzentration auf Schwerpunkte ist ebenfalls möglich. Es können auch schulspezifische Aspekte hinzugefügt und bewertet werden. Die Bestandsaufnahme muss nicht über alle Kriterien erfolgen und kann jederzeit ausgeweitet oder erneut durchgeführt werden.